Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası

İşbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu (“Kurum”) tarafından belirlenen uygulama rehberleri kapsamında kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkin olup, Politikanın temel amacı, Nilüfer Kutlu / My Rental Dress Tekstil İç ve Dış Ticaret Limited Şirketi tarafından Kişisel Verilerin işlenmesine ve korunması faaliyetine ilişkin esasları belirlemektir.

İşbu Politika, Nilüfer Kutlu / My Rental Dress Tekstil İç ve Dış Ticaret Limited Şirketi tarafından yürütülen tüm süreçlerde gözetilecek temel ilkeleri ve Kanun ile getirilen düzenlemeler uyarınca iç işleyişin yönlendirilmesi amacıyla yerine getirilmesi gereken yükümlülükleri düzenlemektedir. Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde oluşturulacak iç prosedürler ile Nilüfer Kutlu / My Rental Dress’nin kişisel verilerin korunması hususunda gerçekleştireceği uyum faaliyetleri düzenlenecektir. Nilüfer Kutlu / My Rental Dress’nin tüm çalışanları görevlerini yerine getirirken işbu Politika ile getirilen düzenlemeler ile Kanun ve ilgili tüm diğer mevzuat hükümlerine uygun hareket etmekte yükümlüdür.

II. TANIMLAR

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kanun/KVKK: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha: Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Veri Sahibi/İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.

Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edimesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

III. İLKELER

Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından kişisel veri güvenliğini sağlanması, saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:

a)Kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması, silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde Kanun’un 4. maddesinde sayılan ilkeler ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politikanın 9.2. numaralı maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politikaya tamamen uygun hareket edilmektedir.

b) Nilüfer Kutlu / My Rental Dress, kişisel verileri, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun ve ölçülülük esasına dayalı olarak işler, kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olması için gerekli önlemler alınır.

c) Kişisel verilerin işlenmesinden önce Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği belirlenir. Bu kapsamda, veri sahipleri Kanun kapsamında aydınlatılır ve gereken hallerde açık rızaları alınır.

d) Nilüfer Kutlu / My Rental Dress, kişisel verileri yalnızca Kanun kapsamında istisnai hallerde (Madde 5.2 ve Madde 6.3) veya veri sahiplerinden alınan açık rıza kapsamındaki amaç doğrultusunda (Madde 5.1 ve Madde 6.2) ve ölçülülük esasına uygun olarak işler.

e) Nilüfer Kutlu / My Rental Dress, kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi için gerekli tedbirleri alır. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, veri saklama amacı sona erene kadar ve mevzuatta öngörülen süreyle sınırlı olarak saklanmaktadır.

f) Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu işlemler tutanakla kayıt alıntına alınmaktadır. Bu hususta İlgili Kişi tarafından Nilüfer Kutlu / My Rental Dress’e başvurulması halinde; İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye belirttiği iletişim kanalından bilgi verilmektedir, Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.

IV. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Kişisel veri sahibinin açık rızasına dayalı olarak yapılan kişisel veri işleme faaliyeti dışındaki işlemlerin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri veya birkaçı olmaktadır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak özgür iradeyle açıklanmalıdır. Aşağıda yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda açık rızaya gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir.

a. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
Veri sahibinin kişisel verilerinin işlenmesi ile ilgili Kanunlarda açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söz edilebilecektir.

b. Fiili İmkansızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

c. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir.

d. Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
Nilüfer Kutlu / My Rental Dress’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

e. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.

f. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

g. Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Nilüfer Kutlu / My Rental Dress’in meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

V. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Nilüfer Kutlu / My Rental Dress, özellikle çalışanlarına ait hassas ve kritik öneme sahip özel nitelikli kişisel verileri işlerken görev bilinci ve kanuni yükümlülükleri uyarınca, bu konuya büyük bir önem ve özen göstermektedir.

a. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası gerekmektedir.

b. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için yine veri sahibinin açık rızası gerekecektir.

VI. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Kişisel verileriniz Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından;

Nilüfer Kutlu / My Rental Dress ile ilişkisi olan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi, kurum ve kuruluşların (çalışanlar, ziyaretçiler, müşteriler, tedarikçiler, iş ortakları vb.) Nilüfer Kutlu / My Rental Dress ve/veya firmaya bağlı merkez ve şubelerinin ürün ve hizmetlerinden yararlanabilmeleri için gerekli çalışmaların ilgili iş birimlerimiz tarafından yapılabilmesi,

VII. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

a. Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından başta; ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası, müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi, satış ve kiralama faaliyetlerinin yürütülebilmesi, işe alımların ve alım sonrası özlük dosyalarının oluşturulması amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

b. Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,

Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,

Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Nilüfer Kutlu / My Rental Dress’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,

Kişisel verilerin Nilüfer Kutlu / My Rental Dress’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,

Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,

Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.

c. Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

Kişisel verilerin işlenmesini ve yasaklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.

Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili Kişinin rızasını geri alması,

İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,

Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

VIII. KİŞİSEL VERİLEREN SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır.

a. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında aşağıdaki bent kapsamında işlem yapılır.

b. Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;

Kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının Nilüfer Kutlu / My Rental Dress nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.

Verinin saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında Nilüfer Kutlu / My Rental Dress’nin meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

Verinin saklanmasının KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

c. Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından tespit edilen saklama, imha ve periyodik imha sürelerine, ‘‘Kişisel Veri İşleme Envanteri’’nden ulaşabilirsiniz.

d. Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir.

e. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler bunlara özgü bir tutanakla kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

IX.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI USULLERİ

9.1 KAYIT ORTAMLARI

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından aşağıda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

Elektronik ortamlar:

Müşteri Bilgi Yönetim Sistemleri

E-Mail

Sosyal Medya Hesapları

Fiziksel ortamlar:

Birim Dolapları

Arşiv

9.2 TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK’nın 12. maddesindeki ilkeler çerçevesinde, Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

a. İdari Tedbirler:

Veri sorumlusu olan Nilüfer Kutlu / My Rental Dress idari tedbirler kapsamında;

i. Kişisel Veri İşleme Envanterini hazırlar.

ii. Saklanan kişisel verilere erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.

iii. İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.

iv. Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.

v. Veri sorumlusu adına kişisel veriyi işlenen kurum ve kuruluşlar ile veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.

vi. Kişisel verilerin işlenmesi hakkında personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.

vii. Kişisel veri içeren kağıt ortamındaki evraklar, sunucular, yedekleme cihazları, CD, DVD ve USB gibi cihazların ek güvenlik önlemlerinin olduğu başka bir odaya alınması, kullanılmadığı zaman kilit altında tutulması, giriş çıkış kayıtlarının tutulması gibi fiziksel güvenliğin arttırılmasına ilişkin önlemleri alır.

ix. Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.

b. Teknik Tedbirler:

Nilüfer Kutlu / My Rental Dress teknik tedbirler kapsamında;

i. Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.

ii. Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.

iii. Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.

iv. Verilerin herhangi bir sebeple zarar görmesi, yok olması, çalınması veya kaybolması gibi ihtimaline istinaden alınan yedeklere sadece sistem yöneticisinin erişebilmesini sağlar.

v. Bilişim sisteminin çökmesi, kötü niyetli yazılım, servis dışı bırakma saldırısı, eksik veya hatalı veri girişi, gizlilik ve bütünlüğü bozan ihlaller, bilişim sisteminin kötüye kullanılması gibi istenmeyen olaylarda delillerin toplanmasını ve güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar.

vi. Verilerin bulunduğu cihazların arıza veya bakım nedeniyle servis gibi üçüncü kurumlara gönderilmesi gerekmesi halinde, teknik olarak mümkün ise gönderilmeden önce kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için cihazlardaki veri saklama ortamının sökülerek saklanması, sadece arızalı parçaların gönderilmesi gibi işlemler yapılmasını sağlar.

vii. Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.

ix. Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.

x. Tüm kullanıcıların işlem hareketleri kaydının düzenli olarak tutulması (log kayıtları gibi)

xi. Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır.

xii. Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur.

9.3 KİŞİSEL VERİLERİN İMHA USULLERİ

Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından Kanun ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik’te sayılan kişisel veri işleme amaçlarının ortadan kalkması halinde Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından re’sen yahut İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen teknikler ile imha edilecektir.

Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri:
Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır.

a. Kişisel Verilerin Silinmesi:

i. Yazılımdan Güvenli Olarak Silme: Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.

ii. Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi; merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi; veya taşınabilir medyada yani flash ortamında buluan verilerin uygun yazılımlar kullanılarka silinmesi bu kapsamda sayılabilecektir.

iii. Ancak, kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise, aşağıdaki koşulların sağlanması kaydıyla, kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesi halinde de kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.

Başka herhangi bir kurum, kuruluş veyahut kişinin erişimine kapalı olması,

Kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması.

iv. Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme: Nilüfer Kutlu / My Rental Dress, bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzmanla anlaşabilir. Bu durumda kişisel veriler, bu konuda uzman olan kişi tarafından ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde güvenli olarak silinir.

v. Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması: Kişisel verilerin amaca yönelik olmayan kullanımını önlemek veya silinmesi talep edilen verileri silmek için ilgili kişisel verilerin fiziksel olarak kesilerek belgeden çıkartılması veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmesi, kapatılması yöntemidir.

b. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi:

i. Fiziksel Yok Etme: Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır. Kağıt ve mikrofiş ortamındaki verilerin yok edilmesi de, başka bir şekilde yok edilmeleri mümkün olmadığından bu şekilde gerçekleştirilmelidir.

ii. Üzerine Yazma: Üzerine yazma yöntemi, özel yazılımlar aracılığı ile manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerinden en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesini imkânsızlaştıran veri yok etme yöntemidir. İstisnai hallerde bu yöntem de uygulanabilecektir.

iii. Yukarıda sayılan durumlar gerçekleşmesi sırasında Nilüfer Kutlu / My Rental Dress; Kanun, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik güvenlik tedbirlerini almaktadır.

X. KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Nilüfer Kutlu / My Rental Dress tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:

Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri

vi. Değer düzensizliği sağlamayan anonim hale getirme yöntemleri, saklanmakta olan kişisel verilerde bir değişiklik veya ekleme/çıkarma yapılmaksızın; herhangi bir kişisel veri grubunun genelleme, birbiri ile yer değiştirme veya gruptan belirli bir veri veya alt veri grubunun çıkarılması ile uygulanan anonimleştirmeye yöntemleridir.

vii. Değişken Çıkartma: Betimleyici nitelikteki verilerin çıkartılması yöntemi ile toplanılan verilerin bir araya getirilmesinden sonra oluşturulan veri setindeki değişkenlerden “yüksek dereceli betimleyici” olanlar çıkarılarak mevcut veri seti anonim hale getirilmektedir.

ix. Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkaralar saklanan veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, bir şirkette tek kıdemli müdür var ise bu kişiye ait verilerin birbirleri ile aynı kademede bulunan çalışanların kıdem, maaş ve cinsiyet verilerinin tutulduğu kayıtlardan çıkarılması ile kalan veriler anonim hale getirilebilecektir.

x. Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır.

xi. Alt ve Üst Sınır Kodlama: Alt ve üst sınır kodlaması yöntemi ile önceden tanımlanmış kategorilerin yer aldığı bir veri grubundaki değerlerin belirli bir ölçüt belirlenerek birleştirilmesiyle anonim hale getirilmektedir.

xii. Bir işyerinde çalışan personelin işyerindeki çalışma yılının 3 yıldan az ise = deneyimsiz, 3 ile 7 yıl arasında ise =deneyimli 7 yıl ve üzeri ise= çok deneyimli, olarak birleştirilerek anonim hale getirilebilir; Örnek;

xiii. Genelleştirme: Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.

Örnek; Kadın işçi sayısı 15 ile 20 kişi arasındadır.

xiv. Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri: Değer düzensizliği sağlayan anonim hale getirme yöntemlerinde değer düzensizliği sağlamayanların aksine kişisel veri gruplarında bazı verilerin değiştirilmesi ile bozulma yaratmaktadır. Bu yöntemler kullanılırken elde edilmesi beklenen/istenen fayda doğrultusunda sapmaların dikkatli uygulanması gerekecektir. Toplam istatistiklerin bozulması sağlanarak veriden beklenen fayda sağlanmaya devam edilebilir.

xv. KVKK’nın 28. maddesi uyarınca, kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi durumunda bu durum Kanun kapsamı dışında kalacak ve açık rıza temini gerekmeyecektir.

XI. DİĞER HUSUSLAR

a. KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.

b. “Nilüfer Kutlu / My Rental Dress” tarafından hazırlanan işbu Politika 01.01.2022 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika’da değişiklik olması durumunda, Politika’nın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir.

“NİLÜFER KUTLU / MY RENTAL DRESS”